商業酒會服務 - 會議服務 -

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會議服務

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商業酒會服務



 

會議服務是指會場有一些從事現場服務的工作人員,通常被稱為“會議官員”(conference officers)。這些人員要通曉外語,熟悉國際會議的程序,一般都經過培訓。他(她)們似乎做的都是一些具體服務工作,但卻是保證會議順利進行不可缺少的環節。國際機構的常設秘書處還設有專門負責會議服務(conference service)的部門,對會議官員有一整套嚴格的要求。

服務的范圍

一、會議開始前,負責與會人員的注冊登記,包括簽到和領取代表證件、會議文件及紀念品等;
二、每次會議開始前,在進門處檢查與會人員證件;會議開始后,將攝影、文字及攝像記者請出會議廳室,將會議廳室的大門關上;
三、迎接嘉賓,引導代表等至指定席位;
四、記錄會議的進行過程及代表的發言內容;
五、對要求發言的代表進行登記,及時將名單按報名先后順序送交會議主持人或會議秘書。注意記錄下代表的姓名,所代表的國家或機構及發言順序的先后要求。有的代表要求靠前安排發言時間,有的要求靠后,有的要求居中,有的不提要求。
六、在場內分發代表發言稿、聲明、提案草案、修正案稿等。發言稿通常在該代表發言期間分發,如稿件未到,可在主持人發言小結時分發,或在下次會議開始前分發。為保證記錄的準確性,如代表系臨時發言且有手稿,可在其發言后向其暫借,復制后隨即退還;
七、隨時準備提供必要的會議文件及有關資料,供討論時參閱;
八、每次會議開始前檢查燈光、室溫、衛生、名牌、桌椅、紙筆、飲水杯、(主持人用)木槌、投影設備等是否均已符合要求;
九、接聽緊急電話并通知所要求的通話人。會議廳室內的電話機通常只閃光而無鈴聲。秘書接話應輕聲。其他人員應在會議廳室外的分機接話,以免干擾會場。
十、會議服務負責人要檢查各類工作人員如同聲傳譯譯員、警衛、電工等是否均已到位;各種設施如電力、空調、音響、通風、同聲傳譯等是否均已通暢待用。

服務的流程

一般而言,作為專業的會議服務公司,對于會議服務流程的把握應該更專業更到位,會議服務流程大多經過以下幾個環節:
1、策劃 作為專業的會展代理公司,我們提供會展企劃代理,告訴我們你的想法或者點子,我們為你提供可行性方案、招展企劃、會議回執等等。
2、咨詢 在此階段,我們將與委托方進行初步溝通,并就委托方的一些關心點提出自己的預案供選擇——譬如在預算范圍內最適宜的會議場所、推薦參加者下榻的酒店、選擇合適的餐飲場所及與預算相適應的菜譜、會展交通流程、接待流程等。
3、考察 如果您認為溝通后可以相信我們,那么我們可以進入這個階段——我們會安排您或者您的代表到目的地考察我們為您提供的酒店、會議場地、環境、交通車輛及會展設備細節等等,并在此階段就服務項目、服務流程、推進計劃、服務價格等內容進行深入探討,大致明確雙方的責任與義務。
4、確定 這個時間需要的是耐心與細致——我們得一一推敲設想得流程及預案,盡可能把方案細化,然后以書面的形式確認雙方的權利、義務與責任,并簽署相關服務協議。
5、執行 嚴格而又人性化地執行協議,將是雙方合作精神的高度升華。不管設想如何完美,任何計劃都是存在紕漏的,需要合作雙方本著合作的理念,拋開暫時的不合,以會展的圓滿結局為一致奮斗目標。在此期間,雙方需要口頭或書面承諾原來協議以外的服務視為協議的延伸,并臨時決定雙方簽字負責人,所有臨時往來允許采取事前商議、事后結算的方式執行。
6、結算 雙方財務人員認真核對各類單據,嚴格按照協議執行核算。

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